REGLAMENTO PARA EL USO DE LAS COLECCIONES DEL HERBARIO USON
I. Donaciones.
- El Herbario USON está abierto a recibir donaciones de estudiantes e investigadores de instituciones nacionales o extranjeras, así como del público en general.
- Para que un ejemplar donado sea aceptable para su ingreso a la colección deberá cumplir con los siguientes criterios: A) La naturaleza, calidad, condiciones y características del ejemplar deben ser consistentes con los objetivos de alguna de las colecciones del Herbario USON. B) El ejemplar debe estar identificado, a menos que sea obsequiado al Herbario después de que el donador haya solventado el costo por el servicio de identificación del material. C) El ejemplar debe estar acompañado con datos sobre la localidad donde fue colectado, el nombre de quien colectó, la fecha de colecta y el hábitat. D) El ejemplar fue obtenido de forma legal.
- El Herbario USON puede negarse a aceptar la donación de un ejemplar si este no cumple las condiciones previamente mencionadas, existe sospecha de que la información que acompaña al ejemplar es falsa, es o existe sospecha de que es de procedencia ilícita o excede las capacidades de la colección para resguardar y mantener dicho material.
- Parte de nuestro trabajo es preservar las colecciones de ejemplares y mantenerlos en buenas condiciones. Sin embargo, el donador debe estar consciente de que una vez que el ejemplar sea aceptado por personal del Herbario USON, según sea la naturaleza del material, este puede ingresar a un proceso de fijación y/o herborización, refrigerado y/o fumigación que podría alterar su estructura, dañarlo o, en el peor de los casos, destruirlo. El Herbario USON no se hace responsable por la pérdida del material donado antes o después de su ingreso a la colección.
- Si el donador lo requiere, una vez que los ejemplares donados ingresen a la colección correspondiente, el curador del Herbario USON podrá generar un oficio firmado, fechado y en hoja membretada en el que enlisten los ejemplares donados y el número de catálogo con el que fueron registrados, dirigido al donador o su institución.
II. Préstamos.
- Se podrán realizar préstamos a investigadores nacionales o internacionales. La solicitud se realizará mediante oficio dirigido al curador del Herbario, en hoja membretada y fechada en donde el solicitante se compromete a regresar el material en las mismas condiciones en las que este fue recibido. Se incluirá el listado con el número de folio de los ejemplares requeridos, la fecha en el que el material será devuelto y la firma del solicitante.
- No se permitirán préstamos por más de tres años.
- El Herbario USON puede rechazar la solicitud de préstamo si el solicitante o la institución a la que este está adscrito haya incumplido anteriormente con la fecha de entrega acordada, haya regresado material en condiciones distintas a aquellas en las que le fue entregado, perdió ejemplares o no los ha regresado.
III. Visitas.
- Toda visita debe ser agendada con anticipación.
- Todo visitante deberá registrarse en el libro de visitas.
- Las colecciones del Herbario USON están abiertas al público en general. Se podrá recibir personas o grupos de personas que hayan agendado una visita.
- En el caso de los grupos, una vez concluida la visita, la persona a cargo o responsable de este, deberá enviar un oficio dirigido al curador del Herbario, en hoja membretada, fechada y firmada, en la que se menciona el número de visitantes, así como el nombre del grupo, curso, taller o materia al que corresponde y en la que se declara que el grupo fue recibido y atendido por personal del Herbario USON. En el siguiente enlace se puede descargar una plantilla de este oficio: formato de oficio
- Se podrá negar la visita al grupo si la persona responsable o a cargo de este no envió el oficio solicitado en este inciso en visitas previas.
- El Herbario USON también podrá negar la solicitud de visita al Herbario si existe el antecedente de que el solicitante o miembro del grupo que solicita la visita: A) Ha dañado intencionalmente algún ejemplar en el Herbario USON u otra colección científica del país o el extranjero. B) Ha sustraído material sin autorización del el Herbario USON u otra colección científica del país o el extranjero. C) Ha dañado las instalaciones, mobiliario o equipo en el Herbario USON u otra colección científica del país o el extranjero. D) Su comportamiento o presencia representa un riesgo o amenaza al material depositado en el Herbario, al personal o a los demás visitantes.
IV. Consulta de ejemplares.
- El material depositado en el Herbario USON es resultado de décadas de estudio y trabajo de exploradores e investigadores, tanto nacionales como extranjeros, por lo que son una fuente invaluable de información y es prioritario protegerlos. Debido a esto, la manipulación del material depositado en las colecciones está permitido solo a estudiantes que lleven a cabo trabajos para la titulación e investigadores nacionales o extranjeros familiarizados con el manejo de los especímenes preservados en la colección que deseen consultar.
- Todo visitante interesado en consultar el material depositado en las colecciones del Herbario USON deberá hacer con anticipación una solicitud formal por medio de un oficio dirigido al curador del Herbario, en hoja membretada, fechada y firmada por el solicitante, en donde se mencione la o las fechas de su visita y el grupo que desea consultar. Si el oficio no fue enviado previo a su visita, no se le permitirá consultar el material.
- Si la persona que desea consultar la colección no está familiarizada con el manejo del material depositados en este tipo de colecciones, será apoyada por personal del Herbario USON, quien se encargará de manipular los ejemplares. También puede solicitar con anticipación al personal del Herbario USON que se le capacite para el manejo de una colección en particular, previamente a su consulta.
- Si se necesita extraer material de algún ejemplar se debe de colocar una etiqueta en la que se mencione la estructura de la cual se tomó una muestra y el nombre del proyecto para el que esta será utilizada, así como el nombre de quien la tomó y la fecha.
- Si el material consultado está dañado o es dañado accidentalmente, se deberá notificar al personal del Herbario USON.
V. Intercambios
- Como toda colección científica, las colecciones del Herbario USON se enriquecen con el intercambio con otros Herbarios del país y del extranjero, por lo que está abierto a establecer acuerdos para el envío y recepción de ejemplares con otras instituciones.
- El acuerdo de intercambio podrá realizarse mediante comunicación directa entre el curador del Herbario USON y el personal responsable de la o las otras colecciones. En caso de ser necesario, el acuerdo podrá hacerse por escrito y será firmado por los interesados.
- El Herbario USON enviará únicamente duplicados en buenas condiciones de ejemplares depositados en alguna de sus colecciones y que cuenten con un número de catálogo y registro en línea. No se realizará el envío de material único o en condiciones no apropiadas para su ingreso a una colección científica.
- La periodicidad de los envíos que realizará el Herbario USON dependerá de la disponibilidad del material, así como las capacidades económicas, administrativas o legales para realizar el envío.
- El material que sea enviado al Herbario USON será revisado y seleccionado por el curador o personal a cargo de la colección a la que dichos ejemplares podrían ingresar. Si los ejemplares recibidos no están en condiciones apropiadas o no tienen la calidad suficiente para para su ingreso a la colección o carecen de datos, pueden ser desechados.
- Para todo material recibido por el Herbario USON a través de intercambio se aplica también el punto 4 del apartado I de este reglamento.
